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  • 集團內部員工通知

    《差旅管理規定》

    【概要描述】為了保證公司經營活動的正常開展,合理規劃資金使用,加強差旅費的報銷管理,保障出差人員的正?;顒?,特制訂此規定。

    《差旅管理規定》

    【概要描述】為了保證公司經營活動的正常開展,合理規劃資金使用,加強差旅費的報銷管理,保障出差人員的正?;顒?,特制訂此規定。

    詳情

    一、目的

    為了保證公司經營活動的正常開展,合理規劃資金使用,加強差旅費的報銷管理,保障出差人員的正?;顒?,特制訂此規定。

    二、定義和范圍

    1、公司安排的非本地且多于一天的公出行為,視為出差;

    2、本規定適用于全體員工;

    3、公司領導級別:高層指子公司副總級、集團公司總監級;中層一級指集團公司部門經理級、各子公司總監級;中層二級指各子公司部門經理級;

    三、責任人

    1、出差人員所在公司或部門:根據工作需要安排出差行為,主管領導對員工的出差計劃和出差總結進行審批,并對出差費用進行嚴格審核與控制。對于員工的出差行為或費用存在虛假不實情況的,審批人承擔連帶責任,審批人將承擔給公司造成的損失并與個人績效掛鉤,公司有權根據虛假事實對審批人進行嚴重違紀處理;

    2、人事行政部:負責員工出差車票的預訂;負責員工出差的考勤統計;負責對出差申請進行歸檔,并有權進行核實;

    3、財務部:負責支付出差費用,對員工的出差報銷單進行審查與核算,應本著認真負責的態度,嚴格按照制度和審批流程予以報銷,對有疑問的票據更應深入核實,保證票據的真實性與合理性;

    四、出差手續辦理流程

    1、出差人員應于出差前填寫《出差申請單》和《借款單》,《出差申請單》應注明出差地點、事由、天數等,經主管領導批準后,方可出差?!冻霾钌暾垎巍窔w口部門為人事行政部,《借款單》歸口部門為財務部;

    2、出差前未填寫《出差申請單》,考勤按曠工處理;《出差申請單》未經主管領導簽字批準的,考勤按缺勤處理。確因臨時安排出差,無法到公司辦理紙質審批手續的,可通過紛享銷客辦理出差手續,經主管領導審批后,抄送人事行政部考勤管理員;

    3、大額出差借款應提前二天向財務部提出用款申請,以便及時備款。大額借款指10000元及以上;

    4、出差人員回公司,應填寫《出差總結報告》,概述出差過程與結果,總結經驗提出建議,同時將出差期間發生的費用單據粘貼在《報銷單》上,將《出差總結報告》和《報銷單》同時提交主管領導審核,簽字后的《出差總結報告》提交人事行政部備案,《報銷單》報財務部審核,經總裁批準后報銷;

    五、差旅費標準

    1、借款標準:出差天數在5天以內的,最高可借款5000元/人;7天及以內最高可借款7000元/

    人;8天以上的,最高借款不能超過10000元/人,確有超額支出需求,經總裁批準后方可借款。如多人一同出差,應合并借款;以上借款不含往返目的地的交通費;

    2、差旅費用應在回公司一周內進行報銷,所借款項需一次結清,多退少補,超過一周未及時辦理報銷手續的,財務部有權從本人工資中扣回所借差旅費或停發工資;

    3、差旅費報銷金額應小于或等于借款金額,超出借款金額30%及以內的(不含往返目的地的交通費),說明超支理由,經子公司\部分領導簽字后報銷;超出借款金額30%以上的(同上),一律向總裁說明超支事由,經總裁批準后方可報銷,否則超支費用不予報銷;

    4、差旅費用本著“前賬不清、后賬不借”的原則,特殊情況由總裁特批;

    5、食宿交通補助標準:(單位:元/天)

    適用人員

    項目

    分類

    標準

    全體

    住宿

    上海、廣州、深圳等一線城市

    280

    天津、杭州、南京、西安、重慶、青島、沈陽、大連、無錫、濟南等一類省會城市

    240

    其他省會城市

    200

    地級市或縣級市

    180

    餐補

    60元/天

    (1) 住宿原則上選擇協議酒店,可在門市價的基礎上,享受8.2-9.2折優惠。出差地可選擇下述酒店,辦理入住前報會員卡號;

    酒店名稱

    會員信息

    折扣

    如家酒店(及其旗下和頤、莫泰、云上四季、派柏 云)

    1939011100或15810833064

    全國8.8折優惠

    華住集團(漢庭酒店)及其旗下的美爵、禧玥、漫心、諾富特、美居、全季、 星程、宜必思、海友、怡萊、花間堂、美侖、施柏閣

    15810833064

    全國9.2折優惠

    錦江國際(錦江之星)

    報:鼎瀚控股集團有限公司

    預訂電話:4008209999

    全國9折優惠

    速8酒店

    90000558

    通過電話4001840018、官網、APP、酒店前臺出示會員卡號都可以預定

    全國8.2折優惠

    (2) 出差地無法選擇上述快捷酒店的,住宿標準參照上述標準;

    (3) 出差住宿費用遇特殊情況超出住宿標準的,應寫明情況經總裁批準后可特殊處理,否則超出部分由個人自行承擔;

    (4) 考慮到各地住宿標準的差異,一次出差多天住宿費用總額未超標準總額的情況,屬于正常報銷范圍。即第一天住宿選擇300元,第二天選擇260元,兩天未超過280*2天=560元;

    (5) 出差前應提前預訂要入住的酒店,以免臨時辦理入住不能預訂成功或享受到相關優惠;

    6、選乘交通工具:員工出差所乘坐的長途交通工具在允許的范圍內實報實銷;

    工具
    人員

    飛機

    火車

    長途汽車

    出租車

    全體

    申請

    可乘
    (硬臥、硬座、二等座)

    可乘

    申請
    (攜重物、接待客戶等情況)

    (1) 出差乘坐交通工具,原則上統一由人事行政部訂票,員工填寫《訂票信息單》,人事行政部將根據此表內容及時給予訂票。除機票不得由個人自行預訂外,火車票可由員工根據行程變化自行預訂,回司后持回程票到人事行政部進行銷假;

    (2) 確因時間緊、行程緊等原因,可申請乘坐飛機,經副總或總裁批準后方可乘坐。當遇飛機票價與火車票價相當時或者更低時,需向人事行政部說明情況,可由人事行政部統一購票;

    (3) 乘坐火車以硬臥、硬座、高鐵二等座為主,不準乘坐軟臥軟座,如有乘坐費用超出部分自行承擔;

    (4) 出差人員到達目的地后除以下情況,不允許乘坐出租車:

     A、出差目的地或辦事地點偏遠,無法選擇合適的公共交通工具;

     B、因攜帶錢款、攜帶重物搬運困難的或時間緊迫的;

     C、陪同重要客人外出、執行特殊業務或夜間辦事不方便的情況;

    符合上述規定的出租車乘坐,經主管領導批準后實報實銷,除上述情況外,發生的出租車費用一律不予報銷。

    六、報銷規定

    1、出差人員的住宿費實行限額憑據報銷的辦法,按實際住宿的天數計算報銷;

    2、住宿費標準指每天每間,中層及以下員工若為同性二人出差,必須同住一個標準間,若同性未按規定住一個標準間,則未同住的員工住宿費全額自行承擔,公司不予報銷;

    3、多人共同出差費用應歸集到指定報銷人處,一次性報銷,不得分批分人報銷??绮块T協作出差的,協作人員的費用由出差責任部門統一報銷,協作人員不得進行借款和費用報銷。報銷時,同行人員應在報銷單上簽字;

    4、參加外部培訓或為客戶提供服務等情況,已由外訓機構或客戶方提供了住宿和餐飲的,不再享受相應補助;

    5、外地員工回總部參加培訓或參加會議等,由總部提供了住宿和餐飲的,不享受相應補助;

    6、本部員工到項目部出差,由項目部解決住宿,原則上統一在項目部就餐,確因路途或工作原因,無法到項目部就餐者,需提前向主管領導說明情況經批準后,方可享受每日的餐補,否則不予發放;

    7、出差人員在出差目的地住在親朋好友家的,節省的住宿費可按住宿標準的60%享受住宿補助;

    8、公司高層領導出差,視工作需要可住相應的星級酒店,食宿費用實報實銷,但應事前向總裁進行請示。各級管理人員均應以身作責,嚴格控制費用使用,減少無謂的成本支出;

    9、員工出差乘坐飛機或火車,往返機場或車站,原則上應乘坐機場大巴或地鐵;攜帶重物或客人隨行等情況,可向人事行政部申請公司派車或乘坐出租車,由此產生的出租費用實報實銷;

    10、出差由公司派車同行的,不再報銷相關的交通費用;

    11、出差期間,不同時享受公司發放的餐補,即出差期間公司餐補停發,享受差旅補助的餐補。

    七、接待和應酬費用

    1、出差期間,接待應酬費用,一次招待活動費用支出在2000元及以內應提前向副總申請,經批準后實施;一次招待活動費用支出在2000元以上的應由分管副總提前向總裁申請,經批準后實施;未經批準發生的宴請費用一律不予報銷。上述費用的報銷一律經總裁批準后進行;(一次招待活動費用是指針對同一客戶群一次招待過程中發生的各項費用,如餐飲、禮品、娛樂等。)

    2、禮品使用原則上由集團統一采購,需求部門應提前二天向總裁秘書申請,主管領導批準后領用;

    3、出差期間發生的各項費用,原則上按實際發生額提供發票,確因對方無法提供發票的情況,應提前向主管領導說明情況,經批準后方可實施,否則所發生費用一律不予報銷;

    八、其他規定

    1、出差人員應按最簡便快捷的線路到達目的地,不得繞行。出差期間經領導批準的回家探親、辦事等,其繞行多支付的費用個人自理,期間按事假計算考勤;

    2、出差時間在當日12點前的,則當日上午可不到公司報到,如在12點后的,則當日上午需到公司報到。出差返回當日晚于22點的情況,次日可晚上班一小時,但必須填寫《請假單》,同時提供返程車票,經主管領導簽字審批后提交人事行政部處理考勤;

    3、出差人員應保留完整的交通票、住宿票等作為報銷費用的依據,票據丟失不能報銷。票據丟失不能頂票或換票,票據報銷應與出差時間和地點保持一致,若出現不同時間或不同區域的票據,一律不予報銷;

    4、出差人員借故拖延返回時間的,一經發現,將不予報銷拖延期間的所有費用,并視為嚴重違紀;

    5、差旅費用的報銷應遵循實事求是的原則,不得瞞報或虛報,一經發現,將不予報銷出差期間的所有費用,所有造假行為均視為嚴重違紀;

    6、員工發生嚴重違紀行為,公司有權與其解除勞動關系,不支付任何經濟補償金或賠償金;

    九、各子公司及全體員工應認真遵守和執行。各子公司在遵守此制度的前提下,可對制度和表格做出更加詳細的規定與操作要求。

    十、本規定自發布之日起實施,原相關制度廢止。

    2016年9月20日
    鼎瀚控股集團有限公司

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